Privacyverklaring Polar Automatisering

Jij als Klant van Polar Automatisering hebt een account bij een van de e-mailplatformen van Polar Automatiseringsdiensten VOF. Van alle e-mail uitwisselingen die jij als klant met het platform voert en die worden bewaard (aan jou de keuze deze in het platform te laten staan) zijn en blijven vallen onder de verantwoordelijkheid van jou als klant en jij voert daarover zelf het beheer.

Polar Automatisering treedt op als verwerker, dit slechts ten behoeve van het faciliteren van de e-mail. Met de inhoud van de uitgewisselde e-mails kan en doet Polar Automatisering niets. Polar Automatisering kan dus alleen zien dat er een uitwisseling is tussen bepaalde adressen, maar niet wat is gecommuniceerd. Uitzondering op de regel is als je zelf om support vraagt, in dat geval zal in onderling overleg besproken worden welke extra handelingen noodzakelijk zijn om de gevraagde support te kunnen organiseren.

Nadat je geen klant meer wenst te zijn, worden de gegevens binnen 12 weken verwijderd. Deze tijd is nodig om de gegevens uit de back-ups te kunnen verwijderen.

Jij als Klant van Polar Automatisering (Verantwoordelijke) mag een groot belang hechten aan een adequate bescherming van je gegevens, die uitsluitend ten behoeve van de eerder genoemde taken worden verwerkt en niet buiten dit verwerkingsdoel geschieden.

Verplichtingen Polar Automatisering (Verwerker)

Polar Automatisering als Verwerker:

  1. zal behoudens voor overeengekomen technische back-up procedures, generlei kopieën van voornoemde informatie en van de daaraan gerelateerde gegevens onder zich houden;
  2. onthoudt zich van handelingen die het bestaande recht van Verantwoordelijke, op toegang tot aangeleverde informatie kunnen belemmeren, anders dan op grond van het bovenstaande;
  3. zal al die maatregelen nemen die in redelijkheid van haar gevergd kunnen worden, teneinde de aan haar ter beschikking zijnde gegevens van Verantwoordelijke in voldoende mate te beveiligen. Indien sprake is van een (potentieel) datalek zal de Verwerker de Verantwoordelijke daarover onverwijld in kennis stellen, althans binnen 24 uur nadat het (potentiële) lek is geconstateerd.
  4. zal zich overigens – voor zover van toepassing - steeds houden aan de verplichtingen aan haar opgelegd inzake de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
  5. verwerkt de gegevens uitsluitend in opdracht van Verantwoordelijke. De zeggenschap van de door Verwerker bewerkte gegevens, zullen bij Verantwoordelijke berusten. De zeggenschap over de in de vorige zin omschreven gegevens komt nimmer bij Verwerker te berusten.

Audit & controle

Jij als Verantwoordelijke kan de verplichtingen laten toetsen door een nader te definiëren auditgroep en/of Registeraccountant en/of Register EDP Auditor. Polar Automatisering zal zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is redelijke medewerking verlenen aan een dergelijk onderzoek waaronder het toegang verlenen tot terzake relevante informatie. In geval van overmacht zullen partijen in overleg treden teneinde de consequenties daarvan te bespreken. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht.

Geschillen en toepasselijk recht

  • Zit er een tegenstrijdigheid tussen deze verwerkersovereenkomst en de overeenkomst die jij met ons hebt gesloten, dan prevaleert de verwerkersovereenkomst van Polar Automatisering
  • Ieder geschil verband houdend met de uitvoering van de prestaties zal worden voorgelegd aan de terzake bevoegde rechter van Rechtbank Oost-Brabant locatie Eindhoven, daaronder begrepen de voorzieningenrechter, rechtdoende in kort geding.